L'INNOVAZIONE PASSA DALLO SMART WORKING - Il significato autentico del lavoro agile, il metodo e la ricerca di Variazioni
Arianna Visentin
Cosa rappresenta oggi lo smart working? Rispondere a questa domanda non è mai stato così complesso come nel periodo attuale. Ma una cosa è sicura: la modalità di lavoro che abbiamo sperimentato nei mesi di lockdown non è stata certamente la sua versione più autentica.
Da marzo 2020 abbiamo lavorato dalle nostre case per un periodo prolungato e abbiamo vissuto una condizione forzata che ci ha permesso di sperimentare su ampia scala gran parte dei principi cardine che animano lo smart working (quello vero): il lavoro per obiettivi, il coordinamento e la collaborazione a distanza e i modelli di leadership basati sulla fiducia.
In piena pandemia globale, le nostre abitudini sono state stravolte in modo dirompente e il nostro lavoro ha subìto un forte punto di rottura rispetto al passato.
Il Lavoro Agile ormai è entrato a gamba tesa nelle vite di più di 8 milioni di italiani e rimarrà ancora per molto al centro del dibattito mediatico, soprattutto se consideriamo che gli smart worker in Italia a dicembre del 2019 erano poco meno di 600 mila, seppur in crescita costante negli ultimi anni.
Dunque, fermiamoci un attimo e facciamo un passo indietro. Ci servirà per prendere la rincorsa e lanciarsi verso il futuro con una visione più chiara e consapevole.
Variazioni, la società di consulenza che ho fondato dieci anni fa insieme a Stefania Cazzarolli, da sempre definisce il Lavoro Agile come “un processo di co-progettazione di nuovi e più ampi confini spazio-temporali della prestazione lavorativa, risultante da un accordo tra il/la lavoratore/trice e l’azienda, in grado di migliorare il livello di soddisfazione ad entrambe le parti”.
La definizione che ne diamo è il risultato dell’esperienza decennale sul campo, dell’osservazione delle dinamiche relazionali in azienda, del tentativo incessante di individuare formule e modalità di esecuzione della prestazione lavorativa che portando benessere alle persone garantissero al contempo la convenienza e interesse aziendale.
Lavorare in modo smart significa permettere un uso intelligente e più intenso delle tecnologie, dare vita a processi di innovazione tecnologica e dematerializzazione, consentire un nuovo utilizzo degli spazi e come abbiamo riscontrato quest’anno, rispondere alle situazioni emergenziali per una messa in sicurezza delle persone e per garantire la continuità della propria attività.
Lo smart working presenta un grande vantaggio: è uno strumento agile nel vero senso della parola e risponde alle convenienze (non solo esigenze e bisogni ma anche desideri e aspettative) di ciascun soggetto coinvolto nel processo di lavoro generando un miglioramento della soddisfazione. Si tratta essenzialmente trovare nuovi equilibri.
Per poter tradurre il Lavoro Agile in una leva di cambiamento e innovazione Variazioni ha sviluppato un approccio metodologico proprietario, ovvero il Metodo C.O.R.E., acronimo di Cultura, Organizzazione, Regolazione, Economia: tutti elementi che fanno parte di un modello strutturato, elaborato e sperimentato in prima persona e che proviamo ad approfondire con chiarezza e dettaglio nel nostro libro “Smart Working: mai più senza” pubblicato a novembre 2019 da Franco Angeli e AIDP. Un titolo coraggioso in quel momento e timidamente precursore della rivoluzione ora in atto.
Le quattro aree di analisi di C.O.R.E. ci aiutano a leggere il processo in una logica win-win-win per imprese, ambiente e comunità. Il metodo è calzato di volta in volta a seconda della specificità di ciascun contesto aziendale grazie a sei componenti fondamentali: dall’iniziale assessment e fotografia dell’organizzazione all’avvio della sperimentazione vera e propria, passando per il training e la successiva messa a sistema, fino ad arrivare alla progettazione delle policy e ad un piano di comunicazione che ne corona la validità.
Il Lavoro Agile richiede un tempo per ciascun aspetto di questo modello.
Tempo che durante il lockdown non è stato dalla parte delle organizzazioni che non avevano mai sperimentato prima lo smart working e che si sono trovate impreparate e costrette a dotarsi velocemente di software e applicativi adeguati per poter svolgere a distanza la maggior quantità possibile delle attività che solitamente venivano svolte dalla sede aziendale.
Dalla ricerca che abbiamo condotto durante il lockdown, dal titolo “Smart Working per necessità o per scelta? Dalla costrizione, una nuova libertà" si evince che le realtà organizzative che prima dell’emergenza sanitaria avevano già lavorato in modalità smart sono riuscite ad organizzarsi meglio rispetto a quelle che non l’avevano mai sperimentato in precedenza, segnalando molte meno criticità e più vantaggi.
L’indagine ci ha permesso di analizzare un quadro di profondo cambiamento in atto, che sicuramente lascerà il segno nel nostro modo di concepire e organizzare il lavoro, e con cui tutte le organizzazioni dovranno presto o tardi confrontarsi.
L’obiettivo era investigare come è stato vissuto e gestito lo smart working in emergenza e lo abbiamo fatto grazie ad un campione di 15.000 rispondenti, tra manager e smart worker, che hanno raccontato la propria esperienza, riflettuto sulla qualità della vita e del lavoro, e fatto un bilancio sul Lavoro Agile del futuro. Ne abbiamo osservato importanti trend:
- Le persone sebbene con qualche difficoltà hanno vissuto bene lo “Smart Working forzato”;
- I manager hanno scoperto di potersi fidare dei propri collaboratori;
- Solo un 1% dei rispondenti sceglie la parola "isolamento" per definire questo periodo;
- L'85% del campione vorrebbe poter disporre del Lavoro Agile anche dopo l'emergenza;
- il 70% dei manager ha dichiarato che i propri collaboratori hanno raggiunto gli obiettivi assegnati.
Lo smart working è anche uno strumento inclusivo in termini di parità di genere: uomini e donne hanno reagito pressoché allo stesso modo. Dalle nostre analisi emerge come addirittura, le donne hanno percepito maggiormente i vantaggi del Lavoro Agile rispetto ai colleghi uomini, e hanno avuto l’occasione di migliorare le proprie competenze lavorative e di stare in un contesto che ha facilitato la gestione dei propri tempi di vita.
Lo smart working è da concepire innanzitutto come una soluzione di natura strategica ed organizzativa, e i dati della nostra survey dimostrano che, quando il Lavoro Agile viene posizionato e veicolato come strumento di innovazione manageriale, uomini e donne lo utilizzano in egual misura.
Ultima nota di merito per lo smart working, ma non per questo meno importante: se tutto il nostro campione lavorasse in modalità smart per 8 giorni al mese si eviterebbero di percorrere 4.380.000 km, e si ridurrebbe l’emissione in atmosfera di 475.500 KG di CO2, impatto altrimenti ottenibile piantando 30.000 nuovi alberi.
Il periodo di lockdown è stato un banco di prova per le organizzazioni e per lo stesso smart working e ha segnato il primo passo di un cammino nel segno dell’innovazione, della digitalizzazione dei sistemi di lavoro e di nuovi modi di impostare e vivere le relazioni in azienda e non solo.