IL LAVORO (AGILE) CHE INCLUDE – La tecnologia è colei che unisce e che separa, se non utilizzata correttamente

Di Federico Bianchi

Con tecno inclusione intendiamo riferirci a una serie di tecniche di inclusione, possibili attraverso e grazie agli strumenti digitali. Queste tecniche diventano necessarie nel momento in cui la relazione tra gli individui non è diretta ma mediata, appunto, da un collegamento digitale. La relazione digitale ha sostituito quella fisica.

L’emergenza sanitaria, iniziata ormai mesi fa, ha dettato alle persone condizioni di lavoro a cui la maggior parte di loro non era pronta. Lavorare da casa ha imposto una separazione fisica forzata ai team e ai singoli collaboratori a cui solo la tecnologia è stata in grado di sopperire. 

Questa situazione imprevista ha creato particolare stress e l’abbiamo appurato durante la fase di ripresa dei lavori quando, chiedendo ai lavoratori cosa non avesse funzionato durante il lockdown, la maggior parte di loro ha risposto la collaborazione.

Ecco alcuni esempi tratti da esperienze reali:

  • L’interazione con i colleghi è stata troppo laboriosa, anche in seguito alle assenze di questo periodo;
  • La necessità di contatto con i colleghi è sempre subordinata ad una mail, una telefonata oppure un messaggio. Questo fa sì che in attesa di un feedback si possano perdere diversi minuti;
  • Troppe mail!!! Succede già quando si è in sede, ma per comodità in questo periodo per semplici questioni anziché chiamare o organizzare uno skype meeting per discutere del problema si genera un ping pong di mail assurdo.

L’abitudine a lavorare a stretto contatto con i propri colleghi, a guardarsi negli occhi e capirsi al volo è venuta meno da un giorno all’altro e le conseguenze si sono fatte sentire. Inoltre, a indebolire la già fragile situazione, c’è stato il fatto che i lavoratori non disponessero di strumenti adeguati per affrontare al meglio i differenti risvolti della condizione emergenziale ( ad esempio, un efficace utilizzo di tools per la collaborazione da remoto).

Il lavoro agile come strumento di tecno inclusione 

Per questo parliamo di tecno inclusione, ovvero della necessità di creare nuove tecniche di inclusione che rendano possibile la comunicazione e lo scambio, anche in assenza di un confronto fisico diretto, all’interno del team. Si rende necessario ricercare e stabilire nuove ritualità, nuove abitudini e nuovi modi di interagire per non incorrere in superflue incomprensioni.

Un esempio che rappresenta alla perfezione un’abitudine diffusa e non più accettabile in un contesto di lavoro liquido come quello in cui viviamo oggi: un capo che si ritrova con un’urgenza da gestire, raggiunge l’ufficio del team e commissiona l’incombenza a “Mario” perché è l’unico fisicamente presente in ufficio. 

Questo comportamento fa riflettere e rende necessario definire nuove ritualità in modo da favorire la collaborazione a prescindere dal luogo in cui si trovano fisicamente le persone interessate. Non a caso, nei progetti di Smart Working, il primo problema da affrontare è superare il concetto “chi non è in ufficio non sta lavorando”.

Un capo smart invece, con la medesima urgenza da gestire può, da una parte, pianificare una riunione guardando il calendario condiviso del suo team coinvolgendo da remoto coloro che non sono presenti, oppure, senza disturbare nessuno, utilizzare gli strumenti di pianificazione degli obiettivi e delle attività per cercare autonomamente e con criteri oggettivi la persona migliore (in termini di minor carico lavorativo, ad es) che in quel momento può occuparsene. Questo è un capo che sta agendo la tecno inclusione per risolvere un problema avvalendosi degli strumenti a sua disposizione.

Il lavoro agile in questa cornice è l’acceleratore che favorisce la nascita di nuove tecniche d’inclusione essendo la metodologia lavorativa che per prima stimola l’utilizzo della tecnologia come suo supporto, per eccellenza. 

La distanza fisica viene colmata da quella digitale e lo smart working diventa palestra di inclusione avvalendosi di metodologie e buone pratiche per favorirla, pur da lontano. In questo senso, il metodo ‘agile’ ci insegna molto, tecniche come lo stand up meeting, la retrospettiva e lo sprint ci spingono a rivedere gli schemi mentali a cui siamo sempre stati abituati e a ridisegnarli. 

In particolare lo sprint, inteso come ciclo di attività, assegna le responsabilità a ciascuno e definisce a priori gli obiettivi così che tutti abbiano la possibilità di organizzare con i propri tempi e modi le attività da portare a termine. Lo stand up meeting ha come obiettivo primario quello di creare un momento di coordinamento che coinvolga tutti, è breve, concentrato e, se non quotidianamente, andrebbe fatto almeno a giorni alterni. La retrospettiva altro non è che un momento di riflessione in cui si rivedono le attività dello sprint verificando sia la qualità del risultato sia le modalità con le quali si è lavorato. In questo modo è possibile capire cosa ha funzionato e cosa meno ed eventualmente ricalibrare il tiro per lo sprint successivo. Anche se abbiamo sempre fatto in quel modo in ufficio, oggi abbiamo capito che non funziona allo stesso modo da remoto.

In conclusione

Lo smart working invita a metterci in gioco per intraprendere un percorso che veda le organizzazioni e le persone implementare nuove tecniche o, quanto meno, iniziare a ricercarle. 

In questa cornice il benessere organizzativo diventa una conseguenza implicita, il cambio di mindset e la predisposizione a nuove metodologie lavorative spianano la strada ad un modo di lavorare diverso, migliore. 

Essere una realtà inclusiva partecipa allo sviluppo di un’organizzazione dentro la quale è più facile allenare nuovi comportamenti, far nascere più opportunità e permettere alle persone di esprimere il proprio talento.

Siamo consci che tutte queste consapevolezze per essere acquisite hanno bisogno di tempo. Sicuramente la situazione in cui ci troviamo ha dato una spinta non trascurabile, se da un lato ci ha separati dall’altro ci ha uniti e ci costringerà sempre più ad andare alla ricerca di nuove abitudini e ritualità che favoriscano l’inclusione. Il cambiamento racchiude sempre una serie di sfide e questa esperienza l’ha insegnato bene; ciò non toglie che si possa iniziare ad attuarlo e oggi, se vogliamo, ne abbiamo la possibilità.

ARTICOLO PUBBLICATO IN DIVERCITY VIII Settembre 2020

Spread inclusion all around the globe